Check-list pour une soirée de fin d’année bien organisée ! 🎄📋

La période des fêtes arrive à grands pas…

Il est de tradition de réunir ses collaborateurs à cette période de l’année afin de partager un moment festif et convivial.  Nous avons pensé à vous et vous avons préparé une petite check-list afin de vous aider à organiser un événement de fin d’année réussi :

☑️ ÉTAPE N°1 : Définir le type d’événement.

Il existe de nombreuses possibilités pour célébrer ce moment. 

Vous pouvez, par exemple, organiser :

– Un pot de Noël

– Un gala

– Une convention

– Un arbre de Noël

– Un cocktail dînatoire

– Une soirée à thème

☑️ ÉTAPE N°2 : Définir l’objectif de votre événement.

Les fêtes de fin d’année sont l’occasion idéale pour :

– Remercier les équipes

– Remettre des récompenses

– Présenter les vœux

– Présenter le bilan de l’année et les objectifs à venir

– Passer un moment convivial et familial

À vous de définir l’objectif de votre événement afin que celui-ci soit bien adapté.

☑️ ÉTAPE N°3 : Déterminer la catégorie d’invités.

Selon vos objectifs, la catégorie d’invités ne sera pas la même.

Aussi, il faut que vous déterminiez si vous souhaitez inviter :

– Uniquement les collaborateurs

– Les collaborateurs + les conjoints

– Les collaborateurs + les conjoints + les enfants

– Les clients

– Les fournisseurs

☑️ ÉTAPE N°4 : Déterminer une date.

L’emploi du temps de vos collaborateurs est en général assez chargé à cette période de l’année. Nous vous conseillons de privilégier plutôt une soirée en semaine (idéalement le jeudi).

☑️ ÉTAPE N°5 : Déterminer un lieu ou un type de site que vous souhaiteriez.

Afin de mettre toutes les chances de votre côté, nous vous conseillons de réserver au plus tôt, les lieux adaptés à ce type d’événement étant très prisés à cette période.

Pensez également au choix de la décoration.

☑️ ÉTAPE N°6 : Déterminer un nombre de participants.

☑️ ÉTAPE N°7 : Établir un budget.

☑️ ÉTAPE N°8 : Contacter votre agence événementielle et leur envoyer votre cahier des charges.

☑️ ÉTAPE N°9 : Choisir parmi les propositions soumises par votre agence événementielle.

☑️ ÉTAPE N°10 : Communiquer sur votre événement auprès de vos collaborateurs.

Une fois l’événement validé, nous vous préconisons de prévenir rapidement vos collaborateurs afin d’obtenir un maximum de réponses positives. Vous pouvez communiquer par mail, à l’aide de flyers, d’affiches, …

Afin d’anticiper le nombre de participants, vous pouvez joindre à votre invitation un coupon-réponse avec une date limite d’inscription, le régime alimentaire si particulier, la participation du conjoint/des enfants,…

Vous pouvez vous détendre, votre agence s’occupe de tout !

Cette check-list n’est bien entendu, pas exhaustive. N’hésitez pas à prendre contact avec Séminaires Online pour toute demande de conseils et d’idées. C’est avec grand plaisir que nous vous répondrons.

Dès réception de votre cahier des charges, nous prendrons rendez-vous et nous trouverons des solutions adaptées à vos besoins.

A très vite donc !

Bien cordialement,

Toute l’équipe de Séminaires Online.